Imaginez que vos emails sont d'adorables petites créatures dont vous voulez prendre soin. Pour qu'ils soient heureux et se développent en des correspondances fructueuses, il leur faut... une maison ! Cette maison, c'est le fournisseur d'adresse mail.
Wow, on pensait vraiment aller quelque part avec cette métaphore... Mais vous comprenez l'idée : le fournisseur héberge votre boîte de messagerie, il est donc essentiel de bien le choisir pour une gestion optimisée de vos échanges mail, en accord avec vos besoins.
Aujourd'hui, on vous explique en détail ce qu'est un fournisseur mail et comment choisir son fournisseur selon différents critères, comme la sécurité ou le coût !
Le fournisseur a une triple fonction :
Plusieurs raisons peuvent vous motiver à chercher le fournisseur d'une adresse mail. Il peut s'agir de vérifier le sérieux d'un correspondant, disqualifier une potentielle tentative de phishing, se renseigner sur la compatibilité de deux fournisseurs différents...
Quel que soit votre motif, vous pouvez trouver le fournisseur d'une adresse mail de deux manières.
Vous souhaitez contacter votre fournisseur mail pour des questions spécifiques, ou bien parce que vous rencontrez des problèmes techniques ?
Ou bien, en consultant vos éventuelles correspondances passées : dans ses communications, votre fournisseur vous a certainement transmis une adresse de contact ou un lien vers un service d'assistance.
Conseil : en tant que professionnel, ajouter une signature mail professionnelle à la fin d'un courrier destiné à votre fournisseur mettra l'accent sur l'importance de votre requête. Votre demande sera ainsi traitée plus rapidement !
Il arrive souvent que l'on confonde fournisseur et logiciel/service de messagerie. Or, bien qu'elle soit subtile, il existe bien une différence entre ces deux notions ! Vous nous connaissez, on aime entrer dans le détail.
Pour revenir sur la métaphore utilisée en introduction : si le fournisseur est la maison de vos emails, le logiciel de messagerie électronique est en quelques sortes la porte qui vous ouvre l'accès à cette maison, de façon à pouvoir gérer ces emails.
Une nuance légère, on vous l'accorde, mais qu'il est bon de connaître pour bien naviguer dans la jungle virtuelle !
Qui n'aime pas un bon top 10 ? On ne sait pas vous, mais nous, ça nous rappelle les classements de clips sur nos chaînes musicales préférées durant l'époque bénie des années 90... Mais trêve de rêverie, voici notre top 10 des meilleurs fournisseurs de messagerie !
Si le géant américain Microsoft et sa solution Outlook figurent parmi les leaders en matière de numérique, ce n'est pas un hasard. Avec ce fournisseur mail, vous optez pour un service fiable et sécurisé.
On choisira Microsoft Outlook pour :
Malgré tous ces bons points, Microsoft 365 présente quelques inconvénients. À commencer par son interface, qui peut s'avérer assez complexe, surtout pour les nouveaux utilisateurs. Autre inconvénient : ses multiples versions plus ou moins anciennes, qui peuvent créer des difficultés de compatibilité.
La Google Workspace n'est pas non plus en reste question productivité et gestion des emails ! Fluidité d'utilisation et bonne intégration des outils figurent parmi ses atouts.
On jettera son dévolu sur la Google Workspace pour les raisons suivantes :
En revanche, notez que l'espace administrateur de la Google Workspace peut s'avérer difficile d'utilisation au premier abord. Par ailleurs, la dépendance à Google peut poser problème aux entreprises particulièrement sensibles à la protection de leurs données.
En 3e position de notre top des fournisseurs mail, voici Zoho, très populaire auprès des freelances et des PME pour son bon rapport qualité/prix.
Avec Zoho, vous pourrez compter sur :
Outre ces atouts indiscutables, Zoho est peut être critiqué pour son interface moins intuitive et une prise en main un peu moins fluide de ses outils. Ce fournisseur peut aussi poser des problèmes de compatibilité avec d'autres outils. Enfin, bien que les tarifs de base de Zoho soient intéressants, les coûts peuvent vite grimper à mesure que l'on choisit des fonctionnalités plus avabcées.
En matière de sécurité, Proton figure parmi les petits préférés. Cet hébergeur axe son offre sur la protection des données utilisateurs.
Parmi ses avantages notables, on compte notamment :
Premier inconvénient non négligeable de Proton : son espace de stockage limité, en particulier dans ses versions gratuites. Par ailleurs, son interface est moins intuitive d'utilisation que celle de ses concurrents. Enfin, son coût relativement élevé peut être dissuasif pour certains utilisateurs, notamment les freelances et les PME.
5e candidat de notre top 10, le fournisseur allemand Tutao et sa solution mail Tutanota se distinguent, entre autre, par leur très bon niveau de sécurité et une interface simple d'utilisation. Mais ce n'est pas tout !
Vous pourrez choisir Tutao pour :
Avant d'élire Tutao comme fournisseur, sachez qu'il offre un espace de stockage vraiment limité dans sa version gratuite (seulement 1 Go). Par ailleurs, l'hébergeur ne prend pas en charge les protocoles IMAP et POP, ce qui altère inévitablement le compatibilité avec d'autres fournisseurs mail.
Vous cherchez un fournisseur qui partage vos valeurs écoreponsables ? Optez pour Infomaniak. Cette entreprise suisse a développé une solution respectueuse de l'environnement.
Avec Infomaniak :
Parce que personne n'est parfait, Infomaniak a aussi ses défauts. Son offre, d'abord, est généralement plus élevée que celle de ses concurrents. Ensuite, le fournisseur ne propose par de nom de domaine gratuit, ce qui oblige ses utilisateurs à acheter leur propre nom de domaine. Enfin, certains utilisateurs ont signalé quelques problèmes de navigation sur ses interfaces, notamment des temps de chargement long.
Le groupe allemand 1&1 IONOS, assez populaire en Europe, il a lui aussi quelques tours dans son sac :
Côté inconvénients, sachez que cet hébergeur propose un support client relativement peu réactif. De plus, les transferts de site web sont payants, ce qui n'est pas le cas de la plupart des hébergeurs.
L'entreprise américaine au célèbre cri de joie propose depuis les années 90 un service de messagerie performant et complet, et elle n'est pas près de s'arrêter là !
On aime particulièrement Yahoo pour son interface au design moderne, mais aussi pour :
Le bémol pour Yahoo : il faut passer à la version payante pour ne plus voir de publicités. Un peu agaçant quand la même pub pour un yaourt nature apparaît sur l'écran pour la 501e fois...
Vous qui consommez 100% français jusque dans le choix de vos chaussettes, vous allez être content·e : il existe un fournisseur proposant une solution mail hébergée et développée en France. Ce fournisseur, c'est Mail Object.
Mail Object, c'est :
Mail Object a certes de nombreux atouts (cocorico !), mais quelques petits défauts sont à prendre en compte. À commencer par son relatif anonymat : parce qu'il est peu connu, il peut générer une certaine méfiance auprès de vos correspondants, notamment dans le cadre de vos échanges pros.
Pour contrebalancer cet effet, misez sur votre plume ! Voici comment rédiger un mail professionnel efficace et impactant
Readdle est une entreprise ukrainienne qui a gagné de la vitesse ces dernières années, grâce à ses applications mobiles de productivité efficaces et une solution mail bien pensée.
Readdle brille notamment par :
Problème majeur de Readdle : ses solutions de messagerie et de productivité ne sont disponibles que sur les supports Apple. Un fournisseur à éviter si vous travaillez sur PC/Windows ou sur Android. Le fournisseur a aussi été critiqué pour sa transition vers un abonnement annuel pour pouvoir utiliser ses applications.
Quand on choisit un fournisseur d'adresse mail, la sécurité est souvent la priorité, notamment dans le cadre professionnel. Les informations parfois sensibles de votre entreprise méritent la meilleure protection !
Le chiffrage des emails est l'un des meilleurs indicateurs du niveau de sécurité d'un fournisseur.
Cette technologie permet :
Ajoutons que les centres de données de Proton sont basés en Suisse, où les lois en matière de sécurité sont particulièrement strictes.
Notre top 10 des meilleurs fournisseurs ne vous a pas aidé·e à faire un choix ? Alors, voici un autre top 10 : celui des critères à évaluer pour sélectionner votre hébergeur mail !
Que vous vouliez protéger les données sensibles de votre entreprise, ou bien votre secret de famille pour une sauce bolognaise inoubliable, le niveau de sécurité de votre boîte mail est l'un des critères les plus importants à considérer.
Des dizaines, parfois des centaines d'emails voyagent chaque semaine d'un serveur à l'autre. Or, ils sont de véritables mines d'informations pour les pirates informatiques et une voie d'accès privilégiée pour les logiciels malveillants. Bien protéger vos correspondances est indispensable pour une utilisation en toute sérénité.
Parmi les incontournables en matière de protections : le chiffrage des emails (voir plus haut), l'authentification renforcée et de bons filtres anti-spams. Tous ces dispositifs préserveront vos correspondances des cyberattaques et autres tentatives de phishing.
Vous l'aurez compris en parcourant la première partie de cet article : il existe une myriade de logiciels de messagerie gratuits avec tous les outils nécessaires pour une communication fluide et productive.
Cela dit, passer au niveau supérieur en optant pour la version payante peut comporter de nombreux avantages, notamment pour les professionnels. Absence de publicités, fonctionnalités avancées, choix plus large d'outils de travail en ligne et sécurité renforcée... Autant de paramètres utiles quand on travaille en entreprise.
Au moment de choisir votre fournisseur, étudiez les tarifs proposés et les services auxquels chaque offre vous donne accès. Dans tous les cas, les prix pratiqués sont très raisonnables, allant de 3€ à 20€/mois pour les formules les plus complètes.
Quand on est pro, les correspondances ont tôt fait de s'accumuler dans la boîte de réception, entre mails de relance, suivis client et échanges entre collègues. Pour une utilisation sans limite et sans bug, optez pour une boîte de réception avec une capacité de stockage importante.
Veillez à ce que votre boîte mail dispose d'un espace de stockage suffisant pour vos emails, mais aussi pour vos pièces jointes. Désormais, la plupart des services de messagerie inègrent un cloud, ce qui permet d'augmenter l'espace disponible, en plus de l'espace de stockage local.
Pour information, les boîtes mail gratuites proposant le plus grand espace de stockage sont Yahoo Mail (1 To), GMX (65 Go), Outlook et Gmail (tous deux 15 Go).
Personne ne veut passer des heures à chercher les différentes fonctionnalités sur sa boîte de messagerie. Pour garantir un gain de temps et minimiser les efforts, assurez-vous que l'interface de votre boîte mail facilite la navigation.
Design simple et clair, fonctionnalités repérables et cohérence dans les chemins de navigation sont des non-négociables pour une utilisation fluide et sans prise de tête.
Là également, Outlook et Gmail se distinguent pour leur interface intuitive mais complète, qui conviendra aussi bien aux débutants qu'aux experts.
Un service de messagerie simple et clair, c'est bien. Un service de messagerie bénéficiant de fonctionnalités utiles et intégré dans une suite d'outils, c'est mieux !
Préférez une boîte mail qui dispose de toutes les fonctionnalités mail essentielles à vos échanges pros et persos. Parmi ces fonctionnalités, on retrouvera notamment la possibilité de configurer un message d'absence, une redirection ou une signature mail. D'ailleurs à ce propos, découvrez comment choisir le bon format de signature mail.
Une boîte mail reliée à différents autres outils de travail en ligne est un must pour les professionnels. Pensez calendrier, application de visioconférence ou encore traitement de fichiers en ligne, qui vous permettront de passer d'une tâche à l'autre à la vitesse de l'éclair.
Si vous possédez plusieurs boîtes mail (par exemple, une boîte perso et une boîte pro) chez différents fournisseurs (par exemple, Gmail, Outlook et ProtonMail), opter pour une boîte mail compatible vous simplifiera grandement la vie.
Un service de messagerie employant les protocoles standards de traitement des emails (IMAP, POP et SMTP) permet de centraliser tous vos emails sur la même boîte. Elle facilite aussi l'intégration d'outils de travail tiers comme un CRM ou un calendrier.
Parmi les boîtes les plus interopérables, Outlook et Thunderbird se démarquent clairement par rapport à leurs concurrents.
Que vous changiez d'adresse mail ou de fournisseur, vous pourriez un jour avoir besoin de migrer vos emails, contacts et données d'une boîte mail à une autre.
Au moment de choisir votre nouvelle boîte mail, assurez-vous que cette dernière facilite l'opération de migration. Certains logiciels intègrent leur propre outil de migration automatique. C'est par exemple le cas de ProtonMail, mais aussi de Outlook et Gmail.
Quand on crée une adresse mail, le nom de domaine (la partie de l'adresse après l'@) est souvent par défaut celui du service de messagerie. Par exemple, sur gmai, le nom de domaine sera «x@gmail.com».
Or, un nom de domaine personnalisé peut faire toute la différence dans la sphère professionnelle, contribuant à une communication plus forte, uniforme et alignée avec l'image de marque.
Si vous créez un compte de messagerie pro, vérifiez que votre boîte de messagerie vous permet de créer votre propre nom de domaine. Pour ce faire, vous devrez probablement acheter votre nom de domaine avant de le connecter à votre service de messagerie.
Pour pouvoir gérer vos emails dans le métro, au resto, ou depuis une plage paradisiaque de Puerto Rico, une boîte de messagerie avec une appli mobile est incontournable.
Ladite appli devrait être facile d'utilisation et garantie sans bug, y compris quand il y a peu de réseau. Vous restez ainsi réactif·ve et professionnel·le, où que vous soyez.
Et rappelez-vous : qui dit appli mobile ne doit pas dire perte de fonctionnalités ! Préférez un application avec tous les outils nécessaires comme le calendrier ou la recherche intelligente des emails.
Imaginez que vous tombiez en panne au milieu de la campagne, et qu'aucun garage ne soit disponible pour vous venir en aide... Vous n'avez plus qu'à sortir le cric et mobiliser vos (faibles) connaissances en changement de roue, ou bien marcher 10 kilomètres sous la pluie jusqu'au prochain village.
Plutôt bof, comme situation...
Pour éviter les pannes virtuelles et les pérégrinations digitales qui n'en finissent plus, assurez-vous de choisir un service de messagerie avec un support technique réactif. Un chatbot permettant d'accéder aux questions les plus posées (par exemple, comment supprimer un mail envoyé... oups), mais aussi un numéro téléphonique pour une assistance directe sont des musts.
*****
Vous voilà en possession de toutes les informations nécessaires pour bien choisir votre fournisseur mail ! Nous vous souhaitons des correspondances pleines de succès, en toute sécurité.
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
Tout dépend de vos attentes ! Vous choisirez votre boîte mail en fonction de vos besoins. Par exemple, si vous cherchez un service de messagerie qui priorise la sécurité, Proton sera certainement le meilleur choix. En revanche, si vous avez surtout besoin d'une messagerie intégrée dans un écosystème, avec un large choix d'outils pro en ligne, vous pourrez opter pour Outlook ou Gmail.
Parmi les fournisseurs gratuits les plus utilisés et les plus sécurisés, Outlook, Gmail et Proton se démarquent largement. Comme nous l'avons vu plus haut, cependant, ProtonMail remporte incontestablement la palme du service le plus sécurisé !
Pour créer une adresse mail gratuitement, il vous suffit de vous rendre sur le site ou l'appli (bureau ou mobile) de l'un des fournisseurs cités ci-dessus, puis de créer un compte. En général, vous aurez immédiatement la possibilité d'opter pour un compte gratuit au moment de vous inscrire.
Le fournisseur de Gmail est Google, leader en matière de technologie informatique.
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