9h, au bureau.
Comme à votre habitude, vous avalez une gorgée de café avant de vous connecter à votre boîte mail, non sans une certaine appréhension. Vous savez, au fond, ce qui vous attend : une cacophonie d'emails, où correspondances urgentes, newsletters et suivis clients se livrent bataille pour capter votre attention. Vous ouvrez votre boîte de réception, et vous sentez soudain comme pris·e dans un tourbillon virtuel...
Mais aujourd'hui, cher·ère internaute, la confusion prend fin grâce aux règles d'emails. Ces réglages automatiques faciles à effectuer peuvent vous aider à rétablir l'harmonie dans votre boîte de réception et à optimiser la gestion de vos emails.
Voici tout de suite nos meilleurs conseils pour organiser vos courriers, et les différentes marches à suivre pour créer des règles sur Outlook.
On vous a dit qu'on était très bons amis avec Marie Kondo ? Si si, on vous jure ! D'ailleurs, l'autre jour, on lui a demandé son avis sur l'importance d'organiser ses emails. La « Papesse du rangement » est formelle : une boîte de réception bien gérée, c'est un esprit clair et une bonne circulation des énergies.
Premier conseil pour une boîte mail rangée et une communication fluide : planifier ! Prévoyez un moment dans la journée, dans la semaine ou dans le mois, entièrement consacré au nettoyage de votre boîte mail et au tri de vos correspondances.
En planifiant consciemment un temps de rangement dans votre agenda, qu'il dure 30 minutes, deux heures ou une demi-journée, vous créez une intention ferme dans votre esprit. Ceci rend le ménage virtuel plus facile et plus efficace. Car admettons-le : personne n'aime passer des heures à faire la poussière...
De plus, un tri régulièrement planifié vous garantit de ne pas vous retrouver avec une montagne de courriers à traiter en fin de journée/semaine/mois.
Tout à fait entre nous : tenez-vous vraiment à cette newsletter sur les 1000 façons de plier une serviette de table ?
Tous les courriers qui peuplent votre boîte de réception ne se valent pas. Or, une accumulation d'emails inutiles peut conduire à une saturation de votre boîte mail, risquant de vous faire passer à côté de correspondances vraiment importantes.
Simplifiez-vous donc la vie en vous désabonnant des newsletters et listes de diffusion qui ne vous apportent pas grand chose. Pensez aussi à vérifier que vos filtres anti-spams sont bien actifs et prêts à mettre un stop aux emails sans valeur.
Promis, la serviette en forme de cygne ne manquera à personne...
Le saviez-vous ? Tous les logiciels de messagerie dignes de ce nom intègrent des filtres qui permettent un classement automatique des emails entrants.
Il est ainsi possible d'activer des filtres selon l'objet, certains mots-clés, ou bien en fonction de l'expéditeur. Ces emails peuvent ensuite être classés dans différents dossiers ou catégories.
Définissez les filtres pertinents selon votre utilisation de messagerie, puis créez des catégories d'emails. Par exemple : « Personnel », « Professionnel », « E-shopping » ou « Newsletter sur les arts de la table ».
Ce faisant, vous êtes certain·e de ne passer à côté d'aucun email important.
Il vous arrive certainement d'être en vadrouille loin du bureau, que cela soit pour un déplacement professionnel ou pour un départ en congés. Pendant votre absence, les emails peuvent alors s'accumuler et tout votre beau travail de tri est à refaire.
Pour maintenir l'ordre dans votre boîte mail, faites appel à la réponse automatique ! Un message d'absence bien configuré peut encourager vos correspondants à ne pas vous « spammer » durant vos vacances ou votre déplacement.
Elle est aussi un gage de professionnalisme, montrant à vos interlocuteurs que vous restez toujours à leurs côtés ! D'ailleurs, en parlant communication pro, pensez aussi à conclure vos emails avec une jolie signature mail professionnelle.
Pour un équilibre à tous les plans, Marie Kondo (oui, on est vraiment fan), recommande de désencombrer ses placards, ses tiroirs et (probablement) sa boîte mail régulièrement.
Nous ne pouvons qu'abonder dans ce sens ! Prenez l'habitude de débarrasser les différentes sections de votre boîte mail (boîte de réception, boîte d'envoi, courriers indésirables, etc) des vieux courriers, pour libérer de l'espace mental et virtuel.
Vous y verrez plus clair dans vos échanges, et attirerez à vous bonnes énergies et prospérité.
Rien de tel qu'un objet mail formulé efficacement pour gagner du temps ! Avec un objet concis et explicite, vous ne perdez plus de précieuses minutes à faire le tri entre emails importants et courriers superflus.
Un objet mail simple facilite en effet la catégorisation des correspondances. Il permet aussi de retrouver une missive spécifique plus facilement grâce à la recherche de termes ou aux filtres emails.
Ajoutons qu'un objet mail bien écrit peut booster significativement votre stratégie emailing, en donnant envie à votre destinataire de vous lire...
Et pour parfaire encore votre communication (comme si c'était nécessaire !), faites appel aux outils de signature mail pour intégrer une signature pro impactante.
Vous vous méfiez des machines et préférez faire confiance à votre bon vieux cerveau ? Ok, on vous comprend. C'est vrai qu'un monde régi par les robots de nous fait pas rêver non plus.
Mais parfois, l'automatisation, ça a du bon ! Les règles d'emails, par exemple, vous permettent de systématiser certaines tâches sans que vous ayez à y penser. Un vrai atout, notamment pour faire de l'ordre dans vos emails.
Vous pouvez ainsi définir une règle pour configurer un message automatique, pour catégoriser vos emails, ou encore pour vider automatiquement votre boîte de réception. Juste un petit coup de pouce technologique ; vous avez la main sur tout le reste (pour le moment...).
D'abord, il faut savoir qu'Outlook n'impose pas de limite au nombre de règles créées, c'est-à-dire qu'il est possible de configurer autant de règles que l'on souhaite.
Cependant, une limite d'espace est bien prévue pour le nombre de règles actives. Ce sont en effet ces dernières qui occupent réellement de l'espace dans votre boîte de messagerie. La quantité d'espace occupé dépend de la nature de la règle, de son nom et de ses conditions.
Vous pouvez activer autant règles que vous le souhaitez dans la limite de 256 Ko, et ce quelle que soit votre version d'Outlook.
Si par « Combien y a -t-il de règles sur Outlook ? », vous voulez connaître le nombre de types de règles possibles, sachez qu'il n'existe pas de liste officielle. Puisque les règles consistent en des combinaisons d'instructions, le nombre de combinaisons possibles se compte au moins par dizaines !
Ces combinaisons peuvent être catégorisées comme suit :
Alors, prêt·e à rétablir l'harmonie dans votre boîte de réception ? Sans plus attendre, voici les différentes marches à suivre pour créer une règle email sur Outlook selon sa version, et en fonction de votre support.
Attention ! Les noms de commandes ou sections varient souvent d'une version d'Outlook à l'autre. Nous faisons en sorte de vous présenter les différentes commandes/sections selon la version, mais si vous ne trouvez pas la commande/section exacte mentionnée dans ce guide, cherchez une commande similaire.
Sur Outlook.comPour configurer une règle sur Outlook.com :
Sur Outlook 365Pour créer une règle sur Outlook 365, vous pouvez soit procéder à partir d'un message :
Il est également possible de configurer une règle à partir d'un modèle :
Sur smartphoneIl n'est malheureusement pas possible de créer une règle email directement sur l'application Outlook, et ce, que vous possédiez un Android ou un iPhone.
Pour ce faire, vous devez passer par le site web d'Outlook ou bien par Outlook 365, la version bureau du logiciel de messagerie. Créez donc vos règles sur votre ordinateur, ou bien via le navigateur de votre smartphone, en suivant les étapes décrites plus haut !
Il en va de même pour d'autres fonctionnalités, comme la signature professionnelle. Voici les étapes pour ajouter une signature mail à Outlook.
Sur WindowsLa création de règles Outlook sur Windows est la démarche la plus facile et intuitive. Ce qui est logique : Microsoft simplifie les protocoles pour ses produits !
Pour créer une règle d'email Outlook sur Windows :
Attention ! Certaines règles créées sur la version bureau d'Outlook ne fonctionnent que quand cette dernière est ouverte : elles sont alors appelées règles locales. Si vous avez besoin d'une règle active à tout moment, mieux vaut définir des règles serveur, en passant par les paramètres web.
Sur MacSur Mac, créer une règle Outlook est aussi assez simple :
Notez qu'il est aussi possible de choisir l'ordre d'application des règles dans la boîte de réception. Pour cela, allez dans la section des règles, puis modifiez l'ordre avec les commandes Flèche haut et Flèche bas.
Savoir créer une règle de courrier Outlook, c'est bien. Apprendre à définir une règle spécifique selon l'action recherchée, c'est mieux ! Voici comment configurer 5 règles pratiques, qui vous permettront de transformer votre boîte de messagerie en véritable jardin zen.
La redirection ou le transfert de mail peut être bien utilepour rediriger un email vers l'adresse d'un collègue quand vous êtes absent·e, ou pour rassembler tous vos courriers au même endroit.
Pour créer une règle de redirection sur Outlook :
Notre conseil en plus : intégrez une signature mail Outlook commune à vos équipes, pour une communication uniforme et impactante !
Vous partez à l'aventure, ou simplement en rendez-vous pro ? Configurez une règle de message automatique pour rester disponible même à des milliers de kilomètres du bureau !
Voici comment procéder :
Quoi de plus apaisant qu'un tiroir/placard/espace de messagerie bien organisé ? Créez une règle pour catégoriser vos emails selon des termes spécifiques, et ainsi avoir une visibilité optimale sur toutes vos correspondances.
Pour créer une règle de tri selon les mots-clés présents dans l'objet ou le corps de l'email :
Email client important, compte rendu marketing, ou newsletter sur le design minimaliste... Il y a des emails que l'on ne souhaite vraiment pas manquer ! Pour repérer facilement ces précieuses correspondances, vous pouvez définir une règle qui permet de les marquer d'un petit drapeau coloré.
Pour définir une règle de marquage :
Ah, si seulement le ménage du week-end pouvait se faire en un coup de baguette magique... En attendant de trouver la bonne incantation, vous pouvez déjà utiliser la magie digitale pour nettoyer votre boîte de réception avec une règle de suppression !
Pour la configurer :
Quand on définit plusieurs règles, on peut légèrement perdre le fil et ne plus savoir quelles règles sont actives... Pour afficher les règles actives, il suffit de se rendre dans la section dédiée aux règles, puis de vérifier celles dont la case est cochée. Case cochée = règle active, case décochée = règle inactive. Du gâteau !
La suppression d'une règle email sur Outlook est tout aussi simple. Là encore, rendez-vous dans la section des règles, puis cliquez sur la règle dont vous souhaitez vous départir. Selon la version d'Outlook, cliquez simplement sur le bouton Supprimer à côté de la règle, ou bien sur les points de suspension puis sur Supprimer.
****
Vous voilà pro des règles d'emails sur Outlook ! Il ne vous reste plus qu'à les appliquer à votre boîte de réception pour une communication plus fluide et plus pro.
Dernier conseil pour la route : créez votre propre modèle de signature Outlook pour faire passer votre communication professionnelle au niveau supérieur.
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
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As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
Pour gérer les règles dans Outlook, rendez-vous dans les Paramètres, puis dans la section Règles. Vous pourrez activer/désactiver vos règles et modifier leurs conditions/actions/exceptions.
Classer vos emails dans des dossiers spécifiques peut grandement vous aider dans le tri de vos correspondances. Pour créer un dossier de catégorie dans Outlook : dans le menu latéral, à côté de Boîte de réception, cliquez sur les points de suspension, puis sur Créer un sous-dossier. Nommez votre dossier et le tour est joué !
Pour trier vos emails selon des mots-clés présents dans l'objet sur Outlook, créez une règle avec la condition « L'objet inclut », puis saisissez le ou les termes à cibler.
