Au début de l'année, le Covid-19 a brusquement arrêté nos vies. Avec une pandémie au milieu de nous, presque tout ce que nous faisions à travers le monde a été affecté ou interrompu d'une manière ou d'une autre. En réponse à la pandémie, les gouvernements du monde entier ont mis en place des interdictions de voyage, des mesures de distanciation sociale et des lois interdisant les rassemblements sociaux. Pendant cette période, l'industrie de l'événementiel a fait face à d'énormes défis. Avec une grande prudence due à la crise sanitaire, les événements physiques ont été annulés, reportés ou transformés en événements numériques. Selon une enquête de Event Marketer d'avril 2020, 87 % des responsables d'événements ont déclaré avoir annulé des événements et 66 % en ont reporté en raison du COVID-19. Depuis lors, les cas ont augmenté de manière exponentielle, entraînant la mise en place de mesures de sécurité supplémentaires. Comment les gestionnaires d'événements peuvent-ils continuer à organiser des événements réussis et transformer ces contraintes en nouvelles opportunités ? Il y a eu un besoin de s'adapter plus rapidement que jamais. Comme mentionné dans le rapport sur les perspectives des événements de Bizzabo, plus de la moitié (60 %) des professionnels de l'événementiel ont pivoté leurs événements en virtuel en raison de l'impact du COVID-19. Avec l'annulation de nombreux événements en personne, la demande pour les événements virtuels a explosé. Voici certaines des réalités d'un planificateur d'événements en 2020 :
La pandémie a forcé les entreprises à repenser la répartition de leurs budgets. Bien que les responsables d'entreprise choisissent d'opter pour la prudence, les organisateurs d'événements sont toujours sous pression pour offrir des expériences mémorables tout en travaillant avec des budgets stagnants ou réduits. Les événements tels que nous les connaissions ont disparu. Les planificateurs d'événements ont changé le format des événements, ainsi que la manière dont ils allouent leurs dépenses. Sans rassemblements en personne, il n'est plus nécessaire de supporter une multitude de frais qui pouvaient être un fardeau pour le budget. Fini les honoraires coûteux pour les intervenants à votre événement, ils peuvent simplement consacrer une heure de leur temps pour l'événement et rester chez eux ! Pour les événements virtuels, vous pouvez omettre les dépenses liées à la réservation de lieux, à la location de chaises et de tables, aux fournisseurs de nourriture et de boissons, à la décoration, aux sacs-cadeaux, etc. La majorité (93 %) des responsables d'événements prévoient d'investir dans des événements virtuels à l'avenir. À mesure que les événements passent au numérique, les gestionnaires d'événements B2B doivent privilégier des solutions pour garantir que le contenu numérique soit distribué de manière optimale et soit de haute qualité. Bien que le budget puisse être réduit, les responsables d'événements adoptent une nouvelle forme de dépenses numériques, les encourageant à faire mieux et à atteindre plus de personnes avec moins.
De nombreuses entreprises utilisent déjà la vidéoconférence en interne pour les réunions. La connectivité numérique peut également être utilisée très facilement pour des événements externes, et il ne manque pas d'outils. Les gestionnaires d'événements peuvent choisir parmi ZOOM, Microsoft Teams, Gotowebinar, Cisco, Livestorm, et plus encore. Tous ces outils permettent de diffuser du contenu en direct, et celui qui conviendra le mieux à votre événement dépendra de vos besoins spécifiques et de votre budget. Une fois la plateforme choisie, vous pouvez décider du format de votre événement. Il existe une multitude de possibilités :
Choisir le bon format et les bons animateurs est essentiel pour un événement virtuel engageant. De plus, assurez-vous d'avoir une connexion Wi-Fi solide et le bon équipement. Pour certains, une simple webcam suffit, pour des événements de type webinaire plus importants, une caméra HD et des microphones professionnels peuvent être idéaux. Expérimentez avec des techniques pour créer de l'engagement, telles que des discussions, des Q&R, ou même un hangout en direct avant ou après l'événement. Utiliser les bons outils et penser à la manière de faire preuve de créativité pour votre événement numérique est nécessaire pour engager vos participants.
Les adultes américains passent plus de 11 heures par jour à écouter, regarder, lire ou interagir avec les médias. Lorsqu'un adulte passe près de la moitié de sa journée à consommer du contenu, la personnalisation est le meilleur moyen de capter l'attention du consommateur. Avec la quantité de messages publicitaires auxquels un consommateur est exposé chaque jour, vos prospects B2B ne prennent plus le temps d'analyser tout ce qu'ils reçoivent. Lors de la promotion d'un événement, le contenu doit être livré de manière stratégique sur la bonne plateforme, à la bonne personne, au bon moment ! Promouvoir sur des médias tiers peut être un bon moyen de mettre en avant votre événement, mais cela peut être assez coûteux et manque de personnalisation. L'outil le plus puissant pour la communication directe ? Les emails 1 à 1. Les emails personnels peuvent avoir un but bien plus important que vous ne le pensez. Les utilisez-vous pour transmettre un message personnalisé et maximiser la capacité promotionnelle ? C'est ici que Letsignit intervient, la solution leader pour les gestionnaires de signatures d'email ! Pourquoi utiliser vos signatures d'email pour promouvoir des événements :
Les emails atteignent tout le monde, partout. En moyenne, 40 emails professionnels sont envoyés et 121 sont reçus par un employé chaque jour. Si votre entreprise compte 50 employés au total, cela représente 2 000 opportunités quotidiennes de promouvoir votre événement gratuitement. Mieux encore, les emails 1 à 1 ont un taux d'ouverture proche de 100 %.
En utilisant la signature d'email dans vos emails 1 à 1, vos employés deviennent vos meilleurs promoteurs sans avoir à faire d'effort. Avec Letsignit, vous pouvez créer des bannières magnifiquement conçues comme un moyen subtil d'atteindre votre public cible pour les événements. Les gestionnaires d'événements peuvent planifier en conséquence pour intégrer les signatures d'email dans la promotion d'événements tout au long de l'année. Les bannières peuvent même être attribuées à certains employés ou départements pour avoir une campagne ultra-ciblée. Les possibilités sont infinies, et vous êtes toujours assuré d'envoyer le bon message, à la bonne personne, au bon moment.
Comprenez-vous ce qui se cache derrière les signatures d'email ? Voici quelques conseils que vous pouvez suivre si vous deviez utiliser ce nouveau canal de communication pour vos événements :
Ajoutez plusieurs bannières pour tenir votre audience informée et excitée à propos de l'événement. Par exemple, une fois que la date de l'événement est fixée, créez une bannière "save the date" qui rappellera à vos destinataires la date de votre événement avec chaque email reçu. Insérez une page d'inscription derrière cette bannière, ce qui leur permettra également de s'inscrire. Ensuite, engagez votre audience en leur faisant savoir qui seront les intervenants principaux. Pour ceux qui ne sont pas inscrits, cela peut les encourager à le faire !
Vos signatures d'email sont un excellent endroit pour distribuer votre blog récapitulatif, un sondage de satisfaction, un résumé de l'événement avec une vidéo, ou simplement pour remercier les participants.
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Letsignit est une solution qui vous permet de créer des bannières promotionnelles uniques directement dans votre signature d'email. Cela facilite votre travail lorsque vous êtes en première ligne de la planification opérationnelle. Une fois vos bannières programmées, elles s'activeront et feront la promotion de l'événement sans que vous ayez à fournir d'effort supplémentaire !
Allez un pas plus loin et attribuez des bannières ciblées aux groupes appropriés tout en suivant leur succès en termes de taux de clics du début à la fin de l'événement. Vous pourrez suivre l'audience qui vient directement de vos bannières vers les pages de votre événement. Vous pouvez également voir le nombre de clics reçus par chaque signature et bannière au niveau global, ainsi que par collaborateur. Les statistiques vous permettent de voir le retour sur vos efforts marketing.
Les responsables d'événements – il est temps de redécouvrir la puissance des emails en mettant en œuvre Letsignit dans votre stratégie marketing. Utilisez votre signature d'email pour promouvoir vos événements et enregistrer leur succès. Entre le branding, l'advocacy des employés, la gestion de campagne, Letsignit sera sans aucun doute un allié puissant pour le succès de votre événement.
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
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