En 2021, une stratégie de rebranding fut menée de front pour regrouper les 21 entités sous un seul nom : Koesio. Dans ce contexte, la direction communication de Koesio a profité de la mutualisation des services IT pour introduire Letsignit : notre solution de gestion des signatures mail. Il était inenvisageable pour la direction de gérer manuellement les 3 500 signatures mail des collaborateurs en prenant le risque que celles-ci ne respectent pas la nouvelle identité de marque.
À cette occasion, nous avons interviewé Manon Falk, Responsable Communication chez Koesio Centre-Est pour lui poser la question : comment la signature mail s’inscrit-elle dans la stratégie de rebranding de Koesio, et comment est-elle utilisée pour fédérer les équipes ?
Dans le cadre de la fusion, une direction communication groupe a été créée dans le but de développer la notoriété de Koesio et de fédérer les collaborateurs autour de la marque. Pour y parvenir, l’objectif premier de la direction communication groupe était d’obtenir une marque homogène.
En effet, la réputation d’une marque et l’implication des collaborateurs autour de celle-ci résident d’abord dans son homogénéité. Chaque support de communication doit véhiculer l’ADN de l’entreprise et prôner la nouvelle identité graphique. La signature mail étant un point de contact privilégié qui s’inscrit dans le quotidien de tous les collaborateurs, elle permet de fédérer l’ensemble des entités sous un même nom et de diffuser de l’information.
« Nous avions besoin d’un outil de gestion des signatures mail. Cela répondait à un besoin commun d’harmoniser les signatures mail et d’assurer la nouvelle identité de marque, compte tenu du regroupement des entités sous un même nom. » affirme Manon Falk.
Familières avec les NTIC (nouvelles technologies de l’information et de la communication), certaines des entités disposaient déjà d’un outil de gestion de signature mail. Cet outil, développé en interne, n’avait néanmoins pas vocation à être utilisé à des fins de marketing et de communication. Les fonctionnalités étaient limitées et l’exploitation des signatures, restreinte. Pour les entités qui ne disposaient pas de la solution, les signatures mail étaient gérées manuellement. Le résultat était donc hétérogène.
Compte tenu des différents enjeux autour de la marque et de l’engagement des collaborateurs, le service communication groupe s’est mis en quête d’une solution de signature mail. Le service communication groupe a établi un cahier des charges pour que la solution convienne à la structure et aux besoins de l’entreprise. Letsignit cochait toutes les cases.
« Lorsque nous avons présenté Letsignit aux référents, ils ont – pour plus de la majorité– été intéressés et enjoués. En effet, une partie d’entre eux géraient manuellement les signatures et l’intégration de bannières. Une tâche fastidieuse, car des exemples de signatures devaient être envoyés aux collaborateurs. La différence par rapport à l'ancien outil est que Letsignit a été créée pour les utilisateurs, les communicants et les marketeurs. » explique Manon Falk
Grâce à Letsignit, Manon Falk gère les signatures des 3 500 collaborateurs du groupe. La fonctionnalité Filiales lui permet de créer des signatures mail adaptées aux spécificités de chaque entité. Ainsi, elle s’assure que l’identité de marque de Koesio reste cohérente d’une entité à l’autre et que les bonnes informations soient renseignées.
À ce sujet, Manon Falk mentionne « Letsignit m’aide dans la gestion des signatures. Lorsqu’il y a un nouveau référent marketing – ou responsable marketing - dans une entité du groupe, je délègue facilement la gestion des signatures mail. Je peux le former moi-même. En bénéficiant d’une administration globale, Je peux vérifier l'homogénéité des signatures et déployer les campagnes de communication. »
Convaincue du potentiel de là signature mail, Manon Falk a mis un point d’honneur à ce que la signature mail de ses collaborateurs soit utilisée à des fins de communication.
Aujourd’hui, la signature mail est utilisée au même titre que les autres canaux de communication.
Véritables alliés pour diffuser de l’information en interne et en externe, les bannières mail ne manquent pas.
« Je suis convaincue du potentiel de la signature mail. Pour moi, elle est un vrai moyen de communication. Je l’utilise pour communiquer sur différents événements. Par exemple, j’ai utilisé les signatures mail des collaborateurs pour annoncer que Koesio était l’un des supporters officiels de la Coupe du monde de Rubgy 2023. Je l’utilise aussi pour d’autres occasions : les vacances, Noël, la nouvelle année…
Il y a aussi les événements plus ponctuels que nous organisons. À titre d’exemple, nous avons promu notre salon IT en septembre 2023 via les signatures. Les campagnes de signatures mail sont très utiles pour générer des inscriptions. » exprime Manon Falk
Au-delà des statistiques, Manon Falk considère que le plus impactant avec les campagnes de signatures mail est l’effet de répétition :
« C’est l’effet de répétition qui est le plus important. À partir du moment où une personne voit une même image, un même bandeau à la télévision, dans les agences, par mail ou dans les signatures mail : cela contribue bien évidemment à la diffusion du message et à la notoriété. »
« La solution est ergonomique, facile à utiliser et intuitive. »
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