Gérer les signatures mail manuellement pour chaque employé et garantir une uniformité parfaite peut rapidement devenir un défi. Surtout pour une entreprise avec plusieurs centaines de collaborateurs.
Pourtant, c’est le défi que devait relever chaque jour SMACL Assurances jusqu’à sa collaboration avec Letsignit en 2022.
Pour en savoir plus sur la transition de SMACL Assurances vers notre outil de gestion des signatures mail, nous avons discuté avec Georgiana Stanciugelu, Cheffe de projet digital de l'entreprise.
SMACL Assurances utilise Letsignit depuis 2022. La solution de signature mail est depuis devenue complètement intégrée à leur stratégie de communication
Pendant plusieurs années, la création et la gestion des signatures mail étaient gérées chez SMACL Assurances par la Direction des Systèmes d’Information.
Les demandes de création de signatures étaient exprimées par les équipes de communication et de marketing, mais leur prise en charge dépendait de la DSI, ce qui complexifiait la mise en place des signatures.
Cette organisation, bien que fonctionnelle, présentait quelques ajustements possibles : les équipes IT, déjà sollicitées par de nombreuses demandes, devaient gérer ces ajouts, tandis que les équipes marketing et communication aspiraient à un processus plus fluide pour soutenir leur créativité.
En 2021, SMACL Assurances a intégré le Groupe Maif, ce qui a donné lieu à un changement de plateforme de marque, une révision des processus internes, etc.
Pour Georgiana Stanciugelu, le timing était parfait pour chercher un outil de signature mail qui lui ferait gagner du temps et qui donnerait davantage de liberté créative à son équipe.
Compte tenu de nos besoins réguliers en communication, notre objectif était de rendre notre équipe plus autonome dans la gestion des signatures mail. Les fonctionnalités de Letsignit nous ont séduits, notamment sa capacité à offrir une vision globale des performances, la gestion flexible des bannières et la possibilité de les programmer. Et tout ça, sans oublier les paramètres annexes qui répondent parfaitement à nos besoins, car nous créons souvent des visuels sur mesure.
Georgiana Stanciugelu, Cheffe de projet digital
Chez SMACL Assurances, les campagnes de signatures mail servent à communiquer une grande diversité de sujets :
Et désormais, plus besoin de solliciter les équipes techniques pour créer de nouvelles signatures et bannières de communication.
Nous avons beaucoup promu notre espace client, appelé “Espace Assuré”, pour encourager les clients à utiliser les fonctionnalités disponibles, comme accéder à des documents ou générer des attestations de manière autonome.
De cette manière, la solution devient un complément au travail desgestionnaires de sinistres lorsqu’ils communiquent avec leur clientèle.
Une autre campagne de bannières importante chez SMACL Assurances est celle des voeux de fin d’année :
Nous utilisons des bannières pour accompagner nos campagnes decommunication, comme les vœux de fin d'année, et pour d’autres événementsspécifiques, tels que notre présence à certains salons ou des webinars. Lessujets couverts par ces bannières de communication sont en réalité très variés.
Un autre exemple : une bannière pour augmenter le nombre d’inscrits àleur newsletter :
En 2023, SMACL Assurances a participé au Challenge de la mobilité, quiconsistait à encourager les collaborateurs de l’entreprise à se déplacer enévitant de faire un usage individuel de la voiture pendant 2 semaines.L’entreprise a donc communiqué en interne en utilisant de multiples canaux,dont la signature mail et… Ils ont obtenu la première place dans la catégorie des «entreprises ayant plus de 500 salariés » !
Tout ce que nous avons fait, c’est inciter nos employés à venir autravail à pied, à vélo, en covoiturage ou en transport en commun à l’aide descanaux de communication à notre disposition. Et dans une zone où les transportsen commun sont limités et où la voiture est très utilisée, nos collaborateurs ontparticipé en grand nombre. Alors, félicitations à eux !
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