Qu'il s'agisse de parler d'un nouveau contrat avec vos collègues ou d'échanger vos impressions sur le dernier épisode de votre série préférée avec vos amis, l'outil de réunions Microsoft Teams peut s'avérer bien pratique !
Seulement voilà, les différentes versions d'Outlook peuvent rendre l'ajout de l'application légèrement compliqué. Sans parler de certains réglages invisibles ou « bugs », qui rendent l'outil carrément inaccessible... Pour vous aider à y voir clair, voici un guide petit mais puissant pour ajouter Teams dans Outlook et faire apparaître l'icône sur votre espace Outlook.
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Première chose à savoir : il n'y a en général pas besoin d'installer le plugin Microsoft Teams dans Outlook. Ce dernier est intégré par défaut à Outlook, pour la version en ligne comme la version bureau.
Cependant, pour que Teams fonctionne correctement, il vous faut utiliser une version relativement récente d'Outlook. Les versions antérieures à 2016 ne sont généralement pas compatibles avec l'outil de visioconférence.
Pour vous assurer que Teams est bien intégré à votre version d'Outlook :
Puisque l'on parle productivité, profitez-en pour vérifier que votre version comprend également d'autres fonctionnalités pratiques pour votre communication, comme la possibilité d'intégrer une signature mail Outlook.
Vous avez beau chercher, vous ne trouvez pas l'outil Teams dans votre service de messagerie Outlook. Et vous vous demandez bien pourquoi...
En fait, plusieurs raisons peuvent expliquer l'absence du plugin :
Voilà, bonne chance et bonne journée...
Mais non, on plaisante : pas question de vous laisser démuni·e face à cette situation ! Tout de suite, les différentes méthodes pour résoudre votre problème et faire apparaître Teams dans Outlook.
Voici les différentes méthodes pour faire apparaître Teams sur Outlook en fonction de votre situation.
Il vous suffit normalement de télécharger l'outil Teams. Une fois cette opération effectuée, ouvrez Teams, connectez-vous à votre compte, puis redémarrez Outlook.
Vous pouvez consulter la version d'Outlook que vous utilisez en vous rendant dans Fichier > Compte/Office Account > Informations sur le produit/À propos de Outlook.
Si vous constatez que votre version date de 2010, 2013 ou est une version « Click-to-Run », désinstallez cette version et installez une version plus récente du logiciel de messagerie. Tenez d'ailleurs, voici comment créer une boîte mail Outlook en quelques étapes simples.
Dans ce cas, le mieux est de vous adresser à l'administrateur Outlook de votre équipe, ou bien au service IT, pour vérifier que le plug in Teams est bien intégré et autorisé. Assurez-vous notamment que la TeamsMeetingPolicy, la politique de configuration de Teams, autorise la création de réunions Teams.
Fermez d'abord Outlook, puis faites un clic droit sur l'icône Outlook, et cliquez sur Exécuter en tant qu'utilisateur normal. Tout simplement !
Vous souhaitez accéder rapidement à la fonction Teams ? Il vous suffit d'ajouter l'icône correspondante à votre menu Outlook.
Voici la marche à suivre pour la version bureau d'Outlook :
Une icône Teams apparaît à présent à l'emplacement sélectionné. Pour démarrer vos conversations d'équipes plus vite que l'éclair !
Et parce qu'on aime vraiment vous donner des conseils pratiques, découvrez aussi comment faire une redirection mail Outlook.
Maintenant que Teams est installé et opérationnel, il est temps de créer vos réunions et envoyer des invitations à vos collègues/votre famille/vos amis.
Pour envoyer des invitations, rendez-vous dans votre Calendrier, puis cliquez sur Nouvel événement ou Nouvelle réunion Teams (selon votre support et votre version d'Outlook). Renseignez l'objet, les participants (en ajoutant leurs adresses mail), la date et l'heure de la réunion. Vousb pouvez aussi ajouter un lieu ou une description si vous le souhaitez. Cliquez sur Envoyer : vos correspondants recevront leur invitations !
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Voilà, vous savez à présent comment ajouter Teams dans Outlook et comment créer vos réunions Teams.
Vous voulez plus d'outils pratiques Microsoft pour votre communication professionnelle ? Découvrez aussi comment créer vos modèles de signatures Outlook !
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
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