Le saviez-vous ? Dans l'Angleterre de l'époque victorienne, période marquée par un fort attachement à la politesse, il était considéré comme malpoli de prononcer le mot leg, « jambe ». La seule évocation de cette partie du corps pouvait, pensait-on, suffire à susciter des pensées impures. Oui, vous avez bien lu !
Fort heureusement, aujourd'hui, personne ne vous regardera de travers si vous parlez de vos gambettes. Mais, comme dans toute société fonctionnelle, certaines règles doivent toujours être observées pour une communication claire et polie. Et de nos jours, cela inclut même nos échanges électroniques ! En adaptant ces derniers à l'audience, tant dans le fond que dans la forme, on maximise ses chances de faire bonne impression.
Laissez-nous vous parler de l'étiquette de l'email, aussi appelée « netiquette », et découvrez 15 bonnes pratiques pour vos emails pro !
Si elle comprend des règles universelles (dont nous vous parlons plus bas), l'étiquette d'email n'a pas toujours les mêmes enjeux et ne suit pas exactement les mêmes codes d'une audience à l'autre. Vous ne vous adressez pas de la même façon à votre ancien collègue, à un nouveau client et à votre maman !
Un email bien efficace et respectueux ne repose pas seulement sur le corps du message et sur une bonne orthographe ! Il comprend d'autres aspects auxquels il est important de prêter attention.
TexteCommençons par le plus évident : un email qui respecte la netiquette est un email bien écrit !
Une grammaire, une orthographe et une syntaxe irréprochables, d'abord, permettent une lisibilité optimale et instaurent une relation de confiance. Une faute d'orthographe ou de grammaire peut en revanche donner l'impression d'un email bâclé - voire d'un manque de considération.
Le contenu du message doit par ailleurs être structuré de façon à être parfaitement clair. Dans ce même souci de clarté, mieux vaut à rester synthétique et direct. Exit les paragraphes-fleuves : votre correspondant·e a certainement du pain sur la planche, et doit donc accéder à l'information rapidement !
Pour aiguiser votre plume, parcourez aussi nos conseils de rédaction d'email professionnel.
Le timingVos interlocuteurs ont des préférences et des habitudes spécifiques quant au traitement de leurs correspondances électroniques. Ces habitudes dépendent notamment de leur activité professionnelle, de leur niveau de responsabilité, mais aussi de leur âge et de nombreux autres facteurs.
Pour être sûr·e que le destinataire ne prenne pas un courrier électronique comme un dérangement et soit pleinement disposé·e à le lire, on fait en sorte de lui envoyer le message au bon moment. Pour ce faire, une étude rapide des habitudes et de la persona de l'audience visée est toujours judicieuse !
Le tonImaginez que vous avez trouvé le cadeau parfait pour une amie proche, mais que vous l'emballez à la hâte avec du vieux papier journal. Même si le contenu du paquet est intéressant, il y a de fortes chances pour que le cadeau ne fasse pas une très bonne première impression.
C'est un peu pareil avec un email ! Vous devez savoir associer la forme adéquate au fond pour que le message soit reçu 5 sur 5.
Dans le cas d'un mail professionnel, cela veut notamment dire employer le ton et le registre approprié selon votre audience. Par exemple : on utilise un langage sérieux, formel et professionnel pour un email destiné à un prospect, mais plutôt dynamique, semi-formel, voire amical pour un collègue dont on est proche.
Sans oublier, bien-sûr, les formules de politesse adéquates, notamment en début et en fin de message.
Voici quelques exemples de mail professionnels ainsi que des conseils approfondis pour concevoir un mail pro éblouissant !
L'utilité du mailTous les emails ne se valent pas ! Prenez par exemple les courriels que vous recevez par douzaines pour fixer un simple rendez-vous, et qui finissent par encombrer votre boîte de réception...
Par respect pour le temps, l'énergie (et l'espace de stockage) de ses correspondants, on s'assure que l'email que l'on s'apprête à envoyer est vraiment nécessaire.
Mieux vaut parfois éviter les emails ultra-brefs comme « Ok », qui risquent d’encombrer la boîte de réception sans réelle valeur ajoutée. Il en va de même pour les emails de double, triple et quadruple vérification : vos correspondants peuvent effectuer une recherche dans leur boîte de réception pour trouver une information. Et en cas de doute, mieux vaut laisser l'initiative à l'interlocuteur, qui pourra toujours revenir vers vous.
La gestion des destinatairesQui dit étiquette, dit conscience des différentes parties impliquées et de leurs rôles respectifs ! Pour éviter tout malentendu et pour ne froisser personne, il est bon de s'assurer que tous les correspondants concernés par un email sont dans la boucle.
On veillera aussi à obtenir l'aval des éventuels supérieurs hiérarchiques ou responsables avant d'envoyer un email avec des informations sensibles (décisions hiérarchiques, remarques confidentielles, etc).
Pour faciliter la clarté quant aux fonctions de chacun à l'interne comme à l'externe, on peut aussi faire appel à la signature mail professionnelle !
La netiquette ne se limite pas aux formules de politesse ! Elle permet aussi d'assurer une communication efficace et de cultiver une relation de confiance avec vos correspondants, qu'il s'agisse de vos clients, partenaires ou collaborateurs.
En somme, soigner son étiquette d'email, c'est :
Mais alors, quels réflexes adopter pour des correspondances vraiment efficaces et respectueuses ?
Suivez ces 15 conseils et vos emails auront encore plus de chances de faire mouche !
L'objet mail, c'est l'une des premières informations que lisent vos correspondants sur votre email. C'est un peu comme la vitrine d'une pâtisserie : des gâteaux appétissants et bien présentés vous donneront davantage envie de pénétrer dans la boutique !
Respecter la nétiquette, c'est d'abord créer un objet mail accrocheur, concis et direct, qui permette à votre email de se distinguer dans la masse de messages reçus par votre destinataire. Priorisez les termes directs en évitant le sensationnalisme, et n'hésitez pas à actionner les leviers émotionnels comme l'humour.
Pour une bonne entrée en matière, rien de tel qu'une formule de salutation appropriée ! Adapter votre introduction à votre destinataire permet de capter son attention, tout en débutant le message de façon respectueuse.
Pour une correspondance formelle, employez une salutation sobre et respectueuse telle que « Madame/Monsieur [nom et/ou prénom] ». Même dans ce genre d'échange, l'emploi du nom est presque toujours judicieux pour conserver une dimension humaine.
Si vous vous adressez à une connaissance, comme un·e collègue, un simple « Bonjour [prénom] », voire un « Salut [prénom] » fera parfaitement l'affaire.
Après votre formule de salutation, précisez immédiatement la raison de votre email pour plus de clarté et de confiance. Dans le cas d'un premier contact, prenez le temps de mentionner votre profession ou poste au sein de votre entreprise. Créez aussi un fichier VCF (ou vCard) pour que votre correspondant retrouve facilement vos coordonnées.
Bon, on vous l'accorde, celle-ci va de soi ! Dans tout email, politesse et courtoisie sont de mise pour favoriser des échanges respectueux et productifs.
Pensez à employer des formules de politesse tout au long de votre message, comme par exemple : « Merci pour votre attention », « Pourriez-vous s'il vous plaît [requête] », « En vous souhaitant une excellente journée », etc.
Évitez les tournures de phrases sèches ou injonctives, qui pourraient froisser votre interlocuteur. Le mieux est de rester cordial, voire amical (selon votre correspondant) sans en faire trop !
Rappelez-vous : vos destinataires ont certainement des journées chargées et beaucoup à penser, et votre courrier électronique arrive au milieu de cette efferverscence. L'étiquette d'email, c'est donc aussi respecter les limites de temps et d'attention de ses correspondants.
Allez droit au but dans vos messages de façon à permettre à votre lecteur d'accéder rapidement aux informations importantes. Évitez les phrases trop complexes, exprimez une idée par phrase, et favorisez un vocabulaire accessible (mais toujours pro).
Pour plus de clarté et pour permettre à votre lecteur de s'y retrouver rapidement, prenez le temps de structurer votre message. Une structure efficace permet de maintenir le lecteur engagé dans sa lecture, et, dans le cadre d'une stratégie marketing, l'encourage à passer à l'action.
Choisissez donc une structure simple composée d'une introduction, de paragraphes détaillant les informations importantes et d'une conclusion. Séparez chaque partie par un saut de ligne pour un meilleur confort de lecture.
Pour le corps de votre message, faites des paragraphes courts et n'hésitez pas à utiliser des listes à puces ou des titres, si nécessaire. Classez les informations de la plus importante à la moins importante.
Tous les logiciels de messagerie électronique proposent différents champs destinataires pour faciliter les échanges. Une utilisation judicieuse des différents champs destinataires permet de garantir que toutes les personnes impliquées sont dans la boucle de l'email, tout en préservant leur confidentialité :
Conseil : faites attention à ne pas surcharger le champ Cc en ajoutant des destinataires non concernés par votre message. Ceci pourrait créer la confusion quant aux responsabilités de chacun.
Dans un email pro, il arrive que l'on traite avec des informations sensibles sur son entreprise ou ses collaborateurs.
Pour éviter toute situation critique, assurez-vous de partager les bonnes données avec les bonnes personnes. Si vous transmettez des informations confidentielles, il vous faudra peut-être des autorisations spéciales.
Côté interlocuteurs, préservez la confidentialité de leur identité quand cela est pertinent en utilisant le champ Cci évoqué précédemment. Ce champ est particulièrement utile dans le cadre d'envois groupés à des contacts externes.
Enfin, vérifiez que vos pièces jointes sont sécurisées et ne contiennent pas d'information à ne pas divulguer.
Conseil : pour votre communication professionnelle, choisissez toujours un fournisseur d'adresse mail qui privilégie la sécurité et la protection de vos données.
La personnalisation, surtout dans un cadre professionnel, est la clé de voûte d'une communication claire. En adaptant votre message à son destinataire, vous augmentez entre autre le taux d'ouverture et le niveau d'engagement de votre audience. Vous lui montrez aussi que vous valorisez votre relation unique avec lui.
Utilisez le nom complet de votre contact et choisissez le bon registre en fonction de votre audience. Appuyez-vous également sur le passif de votre interlocuteur avec vous/votre entreprise, en faisant par exemple référence à des échanges précédents.
Un email professionnel avec des fautes d'orthographe, ça ne fait pas très pro, et ça peut donner l'impression que vous avez rédigé votre message sans vraiment y penser. Pas idéal pour votre crédibilité !
Pour chaque correspondance, aussi simple soit-elle, faites en sorte de respecter les règles d'orthographe et de grammaire, quitte à utiliser un correcteur automatique ou un bon vieux dictionnaire.
Attention également au langage parlé et « texto ». Mieux vaut proscrire les expressions orales familières et les abréviations (par exemple, « bjr » ou « svp »). Dans un contexte professionnel, ces styles d'écriture risquent de ne pas être bien reçus...
Imaginez que vous vous êtes en retard à un rendez-vous important. Manteau enfilé à la hâte, clés en main, vous vous apprêtez à vous élancer hors de chez vous pour courir après le tram. Vous ouvrez alors la porte sur le facteur, qui a un courrier urgent à vous remettre. Il y a de fortes chances pour que cette livraison impromptue vous irrite plus qu'autre chose.
Pensez vos échanges électroniques de la même façon ! Vos emails doivent arriver à un moment opportun de façon à ce que votre interlocuteur soit pleinement disponible pour vous lire. Par ailleurs, avec un bon timing, vous réduisez les risques d'agacement chez ce dernier, ce qui pourrait le dissuader d'ouvrir vos emails par la suite.
Pour vous simplifier la vie et programmer l'envoi de vos emails au moment parfait, pensez aux modèles mail. Voici comment utiliser un modèle mail sur Outlook en quelques étapes.
Un objectif d'une bonne netiquette ? S'assurer que tous les interlocuteurs impliqués reçoivent l'email pour éviter malentendus et blocages opérationnels.
Avant d'envoyer votre email, demandez-vous donc simplement qui a besoin des informations que vous êtes sur le point de partager. En plus de la ou des personnes directement concernées, intégrez tous les interlocuteurs pertinents pour prévenir les tensions et la confusion.
Par exemple, si vous organisez une réunion entre plusieurs équipes, pensez à intégrer les managers de chaque team en utilisant le champ Cc.
Conseil : vous intégrez une personne seulement à titre informatif ? Précisez-le au début ou à la fin de votre email.
En tant que pro, vous voulez être sûr à 100% que vos communications ont été transmises et comprises. Et c'est tout à votre honneur ! Le problème, c'est que certains emails peuvent devenir superflus, encombrer les boîtes de réception et fatiguer vos interlocuteurs.
Avant toute chose, demandez-vous si l'email que vous êtes sur le point d'envoyer est indispensable.
Et pour toutes les communications annexes (vérifier la bonne réception d'un message, confirmer une information, etc), évitez l'énième email. Préférez plutôt les outils de communication plus directs comme un chat interne (Slack ou Teams, par exemple), un appel téléphonique ou un commentaire sur un document collaboratif.
Tout comme vous, vos correspondants consultent leurs emails sur différents supports (ordinateur de bureau, smartphone, tablette, etc). Pour garantir l'accessibilité et la lisibilité de votre message, il est donc judicieux d'effectuer une vérification de l'affichage.
Contrôlez la mise en page (retour à la ligne, paragraphes, tailles des polices, etc) et à tous les éléments non textuels intégrés dans le corps du texte (par exemple, un tableau ou une image). Pour être sûr que tout s'affiche de façon optimale, envoyez-vous un email test et ouvrez-le sur vos différents appareils.
Pensez aussi à vérifier votre signature mail pro, véritable pont entre vous et votre public. À ce sujet, consultez donc notre guide sur les différents formats de signature mail selon vos besoins.
De nos jours, l'ajout d'un smiley dans un message pour exprimer le contentement ou la bienveillance est quasiment un réflexe. Il est naturel d'avoir envie d'intégrer l'un de ces visages souriants dans ses emails, même professionnels.
Et vous savez quoi ? On ne va pas vous dire que c'est interdit ! En fait, pour bien utiliser l'emoji, il faut 1-faire attention au contexte et 2-faire preuve de parcimonie.
D'abord, dans les emails formels (par exemple, une correspondance avec une administration), le petit symbole est à éviter. Il pourrait (à tort) donner l'impression d'un manque de professionnalisme ou de sérieux à certains interlocuteurs plus « officiels ».
En revanche, pour d'autres types d'emails, comme des correspondances avec vos collègues proches ou vos clients (selon votre domaine d'activité), utiliser des emojis est tout à fait acceptable, voire recommandé dans certains cas. Si vous décidez de les ajouter, veillez simplement à ne pas en abuser !
Hop hop hop ! Avant de cliquer sur « Envoyer », il vous reste une étape cruciale... Cette étape, c'est la relecture, bien entendu. Ne froncez pas les sourcils ! Une relecture, ça prend 2 minutes et ça peut sauver des vies. Ou du moins, votre communication.
Prenez le temps de parcourir votre email à la recherche d'éventuelles coquilles, d'erreurs de syntaxes et d'informations erronées. Profitez-en pour vérifier que toutes les pièces jointes pertinentes sont intégrées au message.
Conseil : se relire à voix haute est une méthode efficace pour repérer les phrases mal formulées ou un langage peu adapté à l'interlocuteur. Vous pouvez même solliciter un proche ou un collègue pour vous écouter, histoire d'avoir un deuxième avis !
Conseil n°2 : pour garder une trace de vos écrits (par exemple pour vérifier que vous avez transmis les bonnes informations), n'oubliez pas d'enregistrer vos emails.
Vous savez à présent quels réflexes adopter pour une étiquette d'email parfaite... complétons avec 5 choses à ne pas faire pour un email efficace et bien reçu.
Cette erreur peut affecter votre communication de plusieurs manières.
D'abord, une adresse mail « no reply » ne vous permet par de collecter les retours souvent constructifs de votre audience. Elle crée également la frustration, puisqu'elle empêche votre public de vous poser des questions ou plus généralement d'interagir avec vous. Par ailleurs, les filtres anti-spam de certains clients de messagerie considèrent ce type d'adresse comme frauduleuse et peuvent donc envoyer vos emails à la corbeille sans ménagement !
Veillez donc à vous créer une adresse mail professionnelle identifiable, engageante et permettant un échange dans les deux sens entre vous et votre audience. Pour les questions plus techniques, n'hésitez pas à prévoir une adresse dédiée au support client, qui favorisera la conversation. À ce propos, si vous êtes plutôt team Microsoft, voici comment créer une boîte mail Outlook.
Dans un contexte professionnel, il arrive fréquemment que nos communications ne brillent pas par leur cordialité, préférant adopter un ton froid, voire brusque. Or, être pro et efficace ne doit pas se faire au détriment de l'humain ! C'est même contreproductif : un email trop sec peut froisser le lecteur et le rendre moins réceptif au message.
Il est donc important de trouver un équilibre entre concision et empathie dans toutes ses communications pour que les échanges restent aussi productifs qu'agréables.
Dans la hâte, il arrive souvent que l'on oublie de recontextualiser un email, en ne rappelant pas les circonstances de l'échange. Ce genre d'oubli peut créer la confusion chez le destinataire, le poussant à chercher les informations manquantes ou à demander des clarifications. Résultat : une perte de temps et d'énergie pour tout le monde...
Par souci d'efficacité et de respect envers son correspondant, il est bon de lui rappeler brièvement le contexte de l'email, par exemple avec des formules telles que « Suite à notre appel du 3 septembre ».
Conseil : pour aider votre destinataire à vous contacter plus rapidement en cas de question, la VCard peut être un vrai atout !
Personne n'aime une boîte de réception encombrée. Non content de réduire la visibilité sur les mails plus importants, elle implique un nettoyage plus régulier, et donc de la frustration chez vos correspondants.
Dans vos correspondances, évitez les emails à la chaîne, les messages inutiles ou les relances trop hâtives. Demandez-vous si toutes les informations pertinentes ont été intégrées pour formuler un email aussi complet que possible.
En fait, respecter l'étiquette d'email, c'est un peu comme marcher sur un fil de funambule : une recherche constante d'équilibre entre sobriété et originalité, professionnalisme et dynamisme, sérieux et empathie.
Un mot en lettres capitales ou des points d'exclamation en trop, et c'est la chute ! Quand on conçoit un email, une bonne mesure dans l'utilisation des majuscules et de la ponctuation est essentielle pour rester crédible aux yeux du lecteur.
Conseil : si vous voulez créer un email engageant et unique sans tout miser sur la ponctuation, intégrez donc une signature mail animée !
Les attentes en matière d'étiquette de mail ne sont pas les mêmes en fonction du public ! Pour vous aider, voici des exemples d'emails qui respectent la netiquette selon différentes audiences.
Quand on s'adresse à un interlocuteur de rang hiérarchique supérieur, le mieux est d'employer un langage formel et concis.
Avec un ou une collègue, il est possible d'employer un ton semi-formel mais toujours professionnel.
Pour une correspondance avec un client ou un prospect, le professionnalisme et la clarté sont de mise. On n'hésite pas non plus à personnaliser le message pour maximiser l'engagement.
Vous accueillez un nouveau talent dans votre équipe ? Dans ce cas, un ton chaleureux mais pro sera parfaitement adapté !
Pour s'adresser à une instance officielle (mairie, URSSAF, etc), on adopte un ton formel et respectueux.
*****
Vous voyez, l'étiquette d'email, ce n'est pas si compliqué ! En adoptant les bons réflexes, vos messages seront 100% pro, 100% engageants.
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
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What is the user experience like for our employees?
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In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
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