Si vous aviez un super pouvoir, lequel choisiriez-vous ? Pour notre part, ni la téléportation, ni la lévitation, mais la capacité d'envoyer des emails à tout moment, sans même y penser. Oh mais, attendez une seconde... C'est possible avec Gmail, grâce à la programmation de message !
Aujourd'hui, on vous explique comment programmer un email sur Google Gmail, comment préparer une réponse automatique, et même comment mettre en place un message récurrent. Du multitasking à en faire pâlir de jalousie Flash l'Éclair.
Dans le monde de l'email, une bonne organisation est essentielle pour des correspondances aussi fluides que le vol de Superman à travers les cieux. Cependant, la question « comment organiser un mail ? » peut être interprétée de différentes manières.
Au sens rédactionnel, il peut s'agir de savoir comment structurer un email. Ce n'est pas le focus de cet article, mais nous répondons en détail à cette question dans notre billet sur la rédaction d'un email professionnel.
Dans le contexte de l'envoi d'email, cette question peut aussi signifier :
Enfin, la question peut aussi viser à comprendre comment trier ses correspondances sur Gmail. Dans ce cas, rien de plus efficace que les filtres Gmail !
Oui ! Gmail propose en effet une fonction de programmation d'envoi de mail. Vous pouvez donc rédiger un message dès à présent et choisir de l'envoyer plus tard, à la date et à l'heure qui vous conviennent.
Une fonctionnalité vraiment pratique avec une myriade d'avantages :
Et pour une communication professionnelle encore plus efficace, pensez aussi à faire appel aux alias Gmail.
Pas besoin d'être Professeur X pour comprendre comment programmer un mail sur Gmail. Après avoir créé votre adresse mail professionnelle, voici comment procéder en quelques clics sur vos différents supports.
Pour programmer un email sur l'application mobile Gmail, la marche à suivre est la même que vous utilisiez un iPhone/iPad ou un Android :
Il est tout à fait possible de programmer un envoi avec Gmail, même quand votre support de travail (ordinateur ou mobile) est éteint. Ceci est dû au fait que l'envoi est pris en charge par le serveur Google et non par votre appareil. Vous pouvez donc éteindre votre écran en toute quiétude : Super Serveur s'occupe du reste.
Jetez aussi un oeil aux options de synchronisation Gmail pour faciliter vos correspondances, où que vous soyez.
Gmail ne propose pas de fonction native (directement intégrée) de programmation de messages sur son chat. Pour contourner cette limite, vous pouvez utiliser un bot, une petite application externe qui vous permet d'automatiser l'envoi de vos messages instantanés. Google Apps Script, par exemple, donne la possibilité d'envoyer des messages programmés.
À noter : cette application nécessite quelques notions en code. Si ce n'est pas votre fort, confiez donc la tâche au service IT de votre entreprise !
Vous souhaitez paramétrer une réponse automatique pour vos emails entrants sans avoir à y penser ? Voici comment s'y prendre.
Il n'est pas possible de paramétrer une réponse automatique sur l'application mobile Gmail. Cependant, si vous n'avez que votre smartphone en main, vous pouvez facilement contourner cette limite en vous rendant sur Gmail depuis votre navigateur mobile et en suivant les étapes ci-dessus.
Gmail ne permet pas d'envoyer d'email récurrent de façon native. Pour cela, vous aurez besoin de passer par un outil tiers comme Google Apps Script ou Zapier, qui permet d'automatiser certaines tâches sur la messagerie Gmail.
Si vous utilisez Zapier (une option simple, sans code) :
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Vous avez désormais acquis un super-pouvoir : celui de programmer un email sur Gmail à la vitesse de la lumière. Mais regardez, là-haut.;. Est-ce un oiseau ? Un avion ? Non, c'est votre email programmé hier soir qui file dans le ciel virtuel en direction de votre correspondant·e !
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
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