Dans une conversation, dans un mail, ou même dans cette formule d'introduction très formelle « Cher Monsieur/Madame »... les gens transforment souvent votre identité en un jeu de devinettes poli. (Il ? Elle ? Peut-être ils ?) Cela peut être un peu gênant, et honnêtement, en 2025, c'est tout à fait inutile. Ce n'est pas une devinette. Vous ne devriez pas être mal identifié dans votre boîte de réception. N'est-ce pas ?
La plupart des signatures mail professionnelles se concentrent sur les titres, les numéros de téléphone et les logos, mais qu'en est-il d'un élément encore plus fondamental : la façon dont une personne souhaite être désignée ? Sans pronoms, les destinataires sont laissés dans l'incertitude. L'expéditeur est-il « il » ? « Elle » ? « Ils » ? Répondez-vous par « Bonjour Riya » en espérant que tout se passe bien ? Ou adoptez-vous un ton trop formel pour éviter toute erreur ?
Ces petits moments ? Ils s'accumulent rapidement. Surtout dans les équipes internationales, les configurations privilégiant le télétravail ou les entreprises où les noms et les pronoms ne correspondent pas toujours à ce que les gens attendent.
Ajouter des pronoms à votre signature mail est un excellent moyen de rendre la communication plus respectueuse et plus précise. Cela indique à votre interlocuteur comment s'adresser à vous, au lieu de le laisser deviner ou éviter le sujet.
« Il ? » « Elle ? » « Ils ? » « Iel/ielle ? »... Ou... ?
Les pronoms dans une signature mail peuvent sembler insignifiants, mais dans le monde du travail actuel, ils envoient un message fort.
Cela a des répercussions positives. Les équipes communiquent plus naturellement. Les malentendus diminuent et les gens sont libres de se concentrer sur leur travail, sans se demander s'ils seront mal identifiés lors de la prochaine réunion Zoom ou dans le prochain fil de discussion Slack.
Selon une étude réalisée en 2021 par le Pew Research Center, près de la moitié (46 %) des adultes américains de moins de 30 ans déclarent connaître personnellement quelqu'un qui utilise des pronoms neutres. Ce chiffre a considérablement augmenté par rapport aux années précédentes, ce qui montre à quelle vitesse le langage et la prise de conscience évoluent. Dans le même temps, des plateformes telles que LinkedIn se sont alignées sur cette évolution, permettant à des millions d'utilisateurs d'ajouter volontairement des pronoms à leur profil afin de réduire la confusion dans la communication, grâce à un simple ajout à leur profil LinkedIn.
Il ne s'agit pas seulement de visibilité, mais aussi de santé mentale et de confiance.
Une étude publiée dans Adolescent Health a révélé que les jeunes transgenres et non binaires dont les pronoms sont respectés présentent des taux de dépression et de comportement suicidaire nettement inférieurs.
Sur le lieu de travail, cela se traduit par :
Lorsque les gens se sentent acceptés tels qu'ils sont, ils sont plus performants dans leur travail et plus attentifs les uns aux autres.
Vous remarquerez que les pronoms dans les signatures mail ne sont plus l'apanage des groupes de défense ou des consultants en DEI. De nombreuses organisations de premier plan dans le monde les ont adoptés dans le cadre de leurs communications professionnelles habituelles.
Lorsque les grandes plateformes et les grandes entreprises prennent ces mesures, cela normalise le comportement dans tous les secteurs et permet aux autres de suivre sans hésitation.
Voici ce que vous devez savoir : le partage des pronoms ne devrait jamais être obligatoire. L'inclusion consiste à créer un espace, pas à exercer une pression. Certains employés ne sont peut-être pas prêts à partager leur identité de genre. D'autres préfèrent simplement ne pas indiquer leurs pronoms. Ce n'est pas grave.
Le rôle du leadership et de la communication interne est le suivant :
En donnant aux gens la possibilité de définir la manière dont ils souhaitent être appelés, vous leur donnez le pouvoir d'agir. Cela suffit à instaurer la confiance.
Avant d'aborder la manière d'ajouter des pronoms dans votre signature mail, parlons de la manière dont chaque entreprise gère les signatures mail.
Si vous êtes une petite équipe, chacun crée peut-être la sienne. Canva ? Ça marche très bien ! C'est rapide, ça a l'air correct et ça fait l'affaire quand il n'y a qu'une poignée de personnes et pas trop de règles. Vous voulez ajouter une photo ? Bien sûr... Insérer un emoji arc-en-ciel ? Allez-y !
Mais les choses changent lorsque votre entreprise commence à se développer.
Avec plus de 50 personnes réparties dans différents services ou régions, les choses se compliquent. Gérer manuellement les signatures mail, les maintenir conformes à l'image de marque, à jour et inclusives, devient une tâche supplémentaire à ajouter à votre liste de choses à faire déjà trop longue. C'est alors que même les touches personnelles comme les pronoms, qui devraient être un geste simple, deviennent un casse-tête à coordonner.
Alors, comment y parvenir sans courir après les gens, sans jouer avec les paramètres Outlook et sans enfreindre les directives de votre marque ?
Letsignit est un outil intelligent de gestion des signatures mail qui vous permet de déployer des signatures mail soignées, cohérentes et personnalisées dans toute votre entreprise. Qu'il s'agisse d'ajouter des pronoms, des titres de poste, des logos ou des liens vers les réseaux sociaux, il permet de tout garder propre et conforme à la marque... grâce à des fonctionnalités intelligentes et une interface facile à utiliser sur leur site web.
Voici comment cela fonctionne :
Pour les administrateurs :
Pour les employés :
Le meilleur dans tout ça ? Letsignit s'intègre à Outlook, Gmail et Microsoft 365, sans aucune complication. Donc, pas d'inquiétude même si vous n'êtes pas un expert en technologie. Juste une gestion des signatures claire et centralisée qui favorise la clarté et l'authenticité.
La meilleure pratique consiste à inclure les pronoms à côté ou directement sous la ligne du nom, là où ils sont le plus visibles :
Option 1 :
Ou Option 2 :
L'objectif est de ne pas les noyer dans un pied de page, afin qu'ils soient visibles, naturels et cohérents entre les équipes. Utilisez la même police, le même espacement et le même style que les autres éléments de la signature pour un rendu clair et professionnel. C'est un excellent moyen d'afficher ces informations de manière similaire à une carte de visite numérique.
Non, pas si vous le faites correctement !
Ajouter des pronoms n'est pas un acte politique, mais plutôt un acte de clarté. Comme son nom l'indique, il s'agit d'éliminer la confusion dans les interactions humaines.
Si quelqu'un utilise il/lui, cela aide les autres à éviter de dire elle/elle par erreur. Si quelqu'un utilise ils/eux, cela élimine les pauses gênantes et les points d'interrogation dans une conversation. Dans la langue française, l'identification des pronoms inclut également iel/ielle pour les personnes non-binaires, offrant ainsi une alternative aux pronoms classiques.
Ce que vous dites réellement, c'est : « Je veux m'adresser à vous correctement. Je veux qu'on s'adresse à moi correctement. Facilitons les choses pour nous deux. »
Ce n'est pas source de division. C'est simplement être un bon communicateur et adopter une signature inclusive.
Chaque signature professionnelle dans un mail est une opportunité de promouvoir votre marque. La plupart des entreprises pensent aux logos, aux couleurs et aux appels à l'action, mais la clarté de l'identité fait également partie de l'image de marque.
Lorsque votre équipe inclut des pronoms, cela signifie :
Cela est particulièrement important lorsque vous envoyez des mails à des candidats, des partenaires et des clients qui pourraient eux-mêmes s'identifier en dehors des normes traditionnelles de genre. Vous ne savez pas qui se trouve à l'autre bout d'un mail, alors privilégiez l'inclusion par défaut. C'est un excellent moyen de montrer votre engagement envers la diversité.
Selon le rapport Indeed & Glassdoor sur les tendances en matière d'embauche et de milieu de travail 2023, près des deux tiers (62 %) des travailleurs américains ont déclaré qu'ils envisageraient de refuser une offre d'emploi ou même de quitter une entreprise s'ils estimaient que leur responsable ne soutenait pas sincèrement les initiatives en faveur de la diversité, de l'équité et de l'inclusion (DEI).
Dans un monde où l'appartenance et l'identité au travail sont plus visibles que jamais, de petits gestes, comme l'ajout de pronoms dans les signatures mail, peuvent refléter des valeurs culturelles beaucoup plus larges.
Il ne s'agit pas de détails mineurs, mais de signes de confiance, de respect et de sécurité psychologique que les meilleurs talents d'aujourd'hui recherchent activement. Cette approche est d'ailleurs cohérente avec les principes de l'écriture inclusive qui gagnent du terrain dans de nombreuses organisations.
Que vous travailliez dans les ressources humaines, la communication interne ou l'informatique, vous connaissez déjà l'importance de soigner les petits détails, surtout lorsqu'ils ont une incidence sur le bien-être des employés au travail.
Ajouter des pronoms à vos signatures mail est l'un des moyens les plus simples et les plus visibles de montrer que votre entreprise met en pratique ses principes en matière de DEI. C'est un excellent moyen de démontrer votre engagement sans investissement majeur.
Avec Letsignit, cela ne prend que quelques minutes, et non plusieurs mois, pour mettre en place cette mesure.
Juste de la clarté, de la cohérence et une communication qui reflète votre culture.
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
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Les pronoms dans les signatures mail sont des mots identifiants (tels que « elle », « lui » ou « ils ») qui indiquent comment une personne souhaite être désignée dans les communications professionnelles. Ces pronoms sont généralement placés à côté ou en dessous du nom d'une personne dans son bloc de signature mail afin de clarifier son identité de genre et d'éviter toute erreur de genre dans les interactions sur le lieu de travail. Par exemple :
L'ajout de pronoms dans les signatures mail est devenu une pratique professionnelle courante qui favorise une communication claire tout en créant un environnement de travail plus inclusif. C'est particulièrement utile pour les personnes avec un prénom mixte ou les personnes trans qui souhaitent clarifier leur identité.
Étonnamment, oui. Cela peut sembler être un petit changement, mais il véhicule un message important. L'ajout de pronoms montre que vous respectez l'identité des personnes et que vous souhaitez la respecter dès le départ. Cela donne le ton pour une communication plus réfléchie et plus respectueuse. De plus, lorsque les dirigeants et les équipes donnent ouvertement l'exemple, cela normalise les pratiques inclusives dans toute votre entreprise. Si vous occupez un poste en contact avec la clientèle, cela peut refléter subtilement les valeurs de votre entreprise avant même que vous ne disiez « bonjour ». C'est un excellent moyen de créer un environnement accueillant pour tous.
Il existe plusieurs raisons valables pour lesquelles une personne peut choisir de ne pas inclure ses pronoms dans sa signature mail :
L'essentiel est que l'inclusion des pronoms reste toujours facultative et respecte le choix individuel.
Oui, vous pouvez tout à fait le faire. L'ajout de pronoms consiste à offrir une option, et non à exercer une pression. Certaines personnes sont heureuses de partager leur identité, d'autres préfèrent ne pas le faire, et c'est tout à fait normal. Que vous soyez encore en train de vous poser des questions, que vous teniez à votre vie privée ou que vous n'en ayez tout simplement pas envie aujourd'hui, votre boîte de réception ne devrait jamais être un endroit où vous vous sentez obligé de vous expliquer. L'objectif est l'inclusion, pas l'obligation. C'est un excellent moyen de respecter l'autonomie de chacun tout en offrant la possibilité à ceux qui le souhaitent de donner leurs pronoms dans leur pronom signature courriel.
